オフィス移転・事務所移転の流れとすべきこと

会社移転・事務所移転の際には、さまざまな手続きが必要となります。期日が決まっているものも多いため、見落としのないようひとつずつ着実に進めていきましょう。ここからは、効率的に進められると思われる順に、移転のスケジュールに沿って主な各種手続きを簡単に紹介していきます。詳細については各機関のホームページなどでご確認下さい。

オフィス移転・事務所移転の目的・コンセプト

「何のために移転するのか」を事前に明確にすることで、移転を成功させることができます。コスト削減を目的にした縮小移転で特に気を付けたい点は、移転の規模次第では、引っ越し費用に加え工事費など移転費用の負担が想定以上に大きくなりやすいことです。移転による大幅な削減効果を得られないと、移転で失敗した企業も複数あります。

一方、会社の成長にあわせた増員・移転を目的としている場合、短期的には意図した通りのコストが増えるため、失敗をふくめてコスト面での移転効果は測定しにくい側面があります。ただ長期的な増員計画を重視するのであれば、求人が集まりやすい立地選びも大切になるでしょう。拡大移転しようにも、移転先に魅力がなければ、思うように増員計画も進まず移転効果が得られなくなってしまうからです。

時間に余裕のあるうちに本当に移転が必要なのか、フロア拡張や縮小で対応できる目的でないのか、移転の目的を精査することで、満足度の高い移転先の発見と問題のない移転作業を行うことができます。

オフィス移転前にすること

オフィス移転の「6ヶ月前」

大抵のオフィスビル契約の場合、6ヶ月前に解約通知を出すことが求められます。現在使用しているオフィスに問題がないようであれば、移転中止も視野に可能な限り、新しい移転先が見つかった後に選定解約通知をお出し下さい。契約期間中に行う必要のある原状回復箇所と、工事の日数を事前に確認しておきます。

オフィス移転の「5ヶ月前」

新規オフィス物件の契約、オフィス家具・備品の廃棄方法や、新しいオフィスのレイアウトを決めていきましょう。
移転先オフィスの間取りが分かった段階で、社内の要望をとりまとめ、レイアウト作成を専門の業者にお任せしていきましょう。

オフィス移転の「4ヶ月前」

移転先オフィスの内装工事を内装業者へ依頼します。

オフィス移転の「3ヶ月前」

新しいオフィスで使用するオフィス家具・備品の細かな数量を確定し、発注をかけます。
※間に合わない場合は、一時的に弊社レンタルサービスも活用いただけます。

オフィス移転の「2ヶ月前」

電話回線の移転・開設工事を進めていきます。
顧客、パートナー企業への移転のお知らせ・案内の送付もご対応下さい。

オフィス移転の「1ヶ月前」

オフィスの内装工事、公官庁への書類提出、インターネット開設など。

オフィス移転当日

引っ越し。搬送後には忘れ物がないよう、しっかりとご確認下さい。

会社・事務所移転の必要な準備・手続きまとめ～会社・事務所移転の手続き～

インターネットの移転の手続き

インターネットの環境は移転後すぐに整っていないと困るので、早い段階から手続きを始めましょう。まずは現在利用中の回線・プロバイダとの契約について確認します。利用を継続する場合は転居の手続きをします。移転に併せて契約内容の見直しや乗り換えを検討するのも良いでしょう。
回線を新しく開設する場合は工事に時間が必要なので、目安として移転の１ヶ月前までには手続きを済ませておきたいところです。

郵便局へ転居届を提出

郵便局の窓口に転居届を提出すれば、旧住所宛てに送られた郵便物を届け出から1年間自動的に新住所へ転送してもらえます。手続きの際には、“本人確認書類”と“旧住所記載の書類”が必要なので、あらかじめ準備しておきましょう。郵便局の「e転居」というオンラインサービスを利用することで同様の手続きが可能なので、お忙しい方にはそちらをお勧めします。移転することが決まったら早めに済ませておきましょう。

取引先への周知

会社や事務所を移転する際には、移転の1ヶ月前～2週間前に取引先や顧客、関係各所へハガキやメールで連絡をしておきましょう。連絡の際には移転先の住所、移転予定日、連絡先や地図などを記載しておくとよいでしょう。また、連絡漏れなどで移転後に旧住所から郵便物の転送があった場合には、必ず新しい住所を相手先へ連絡するようにします。

法務局への住所変更の届け出

移転した日から2週間以内に、まずは法務局へ移転登記申請書を提出します。登記完了後に取得できる登記事項証明書は他の手続きで必要になるので、できるだけ速やかに届け出を行いましょう。会社の種別、移転先の法務局の管轄が旧住所と同じか異なるか、定款に記載した住所の変更が必要か、などで申請の詳細や手順が異なります。
届け出の際には登録免許税（収入印紙）が必要なので、あらかじめ準備しておきましょう。

税務署への住所変更の届け出

税務署には「異動届出書」と「給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出書」を提出します。「異動届出書」は移転後なるべく速やかに、「給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出書」は移転から１ヶ月以内に手続きを行いましょう。どちらも添付書類が不要なので、登記事項証明書が完成するまでに済ませられます。また、e-Tax・郵送での手続きも可能です。

労働基準監督署への住所変更の届け出

労働基準監督署へは「労働保険名称、所在地変更届」を提出します。提出期限は、移転の翌日から起算して10日以内です。添付書類が不要なので、登記事項証明書が完成するまでに済ませられます。また、e-Gov・郵送での手続きも可能です。労働保険（労災保険）に加入していない場合は届け出の必要はありません。

年金事務所への住所変更の手続き

年金事務所には「健康保険・厚生年金保険適用事業所名称/所在地変更（訂正）届」を提出します。提出期限は移転から5日以内となっていますが、届け出には法務局で取得する「登記事項証明書」のコピーが必要となります。また、e-Gov・郵送での手続きも可能です。移転後に年金事務所の管轄が変わるかどうかを事前に確認して下さい。

公共職業安定所への住所変更の手続き

公共職業安定所（ハローワーク）には「雇用保険事業主事業所各種変更届」を提出します。添付書類として、法務局で取得する「登記事項証明書」のコピーと、労働基準監督署で提出する「労働保険名称、所在地等変更届」の控えが必要となります。
先に手続きを済ませておきましょう。提出期限は移転の翌日から起算して10日以内で、e-Govによる申請も可能です。労働保険（雇用保険）に加入していない場合は届け出の必要はありません。

都道府県税事務所への住所変更の手続き

都道府県税事務所にも、住所変更の手続きを行います。各都道府県によって手続きの手順や提出期限が異なるので、詳細はホームページ等でご確認下さい。他都道府県からの移転など、法人の新設申告という形での手続きが必要な場合もあります。
また、同様に市区町村への手続きについても確認するようにしましょう。

銀行に住所変更届を提出

移転後はできるだけ早めに、銀行へ住所変更届を提出します。手続きの方法は各銀行で異なるので、ホームページなどで法人の住所変更に必要な書類・手続きの方法を確認しましょう。窓口での手続きでは、登記事項証明書のコピーや印鑑登録証明書などを用意しておかなければならない場合もあるので注意が必要です。また、オンラインで手続き可能な場合もあります。

オフィス移転・事務所移転の流れとすべきこと