テレワーク（在宅勤務）やワーケーション、Web会議などが広がり、「働き方」は時代や市場の変化、従業員のライフスタイルなどにより常に変化していきます。多様化する「働き方」に、会社のみならずオフィスも対応していかなければなりません。
「事業拡大や増員」「働き方の変化に伴う出社数の増減」「賃料の見直しやコスト削減」など、オフィスのミスマッチが発生し、『オフィス移転』を考える時期が来た時に、何が重要で何が必要なのか。成功のコツをご紹介していきます。
オフィス移転の流れとやること スケジュールや成功のコツを紹介
オフィス移転・事務所移転の際には、さまざまな手続きが必要となります。期日が決まっているものも多いため、見落としのないよう一つずつ着実に進めていきましょう。
ここからは、効率的に進められると思われる順に、移転のスケジュールに沿って主な各種手続きを簡単に紹介していきます。詳細については各機関のホームページなどでご確認下さい。
オフィス移転のスケジュール例をチェック
大まかな移転スケジュール例を表にしています。
スケジュール感は移転の規模により変動します。数百人規模の場合は移転から1年ほど前から準備を始めると余裕を持って進められます。
業者選びの前に整理しておくべきポイント
オフィス移転は一般的に様々な業者を介することになります。不動産会社、オフィスレイアウト作成会社、原状回復工事業者、内装・間仕切り工事業者、電気工事や設備工事業者、ITインフラ業者、引っ越し業者、オフィス家具販売／レンタル業者など…
業者選びの失敗を防ぎ、移転作業を成功させるため、事前に予算や実施時期、オフィス面積、移転規模、依頼内容などの要件をまとめておきましょう。
予算
- 予算は具体的な金額ベースで上限を提示するのがポイントです。「なるべく安く」や「おまかせ」など曖昧な予算提示ではなく、できるだけ具体的な上限金額を提示しましょう。 分からない場合は、業者に同等規模での予算感を尋ねたり、相見積もりを取るなどをして相場感を知ることもポイントです。
実施時期
- 移転のおおよその実施時期（「◯月に移転を予定している」「◯月までに実施してほしい」など）を決めておき、余裕を持って依頼をすることで、遅延やミスが発生することを防ぎます。
オフィス面積
- 移転先オフィスの選定やレイアウト作成、引っ越し費用や原状回復費用の算出などに使用します。各業者によって物件の図面・平面図を必要とすることがありますので、あらかじめ用意をしておきましょう。
移転規模
- 規模感を伝えることで、必要工数（人数）や期間などが算出しやすくなります。移転対象の人数や、オフィス家具類の数など、規模感の分かりやすい内容を伝えましょう。
依頼内容
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業者によって得意分野や対応範囲は異なるため、あらかじめどの分野が得意で、どの範囲まで対応してもらえるかを確認しましょう。
そのためにも、移転前の課題点や移転の目的、移転先に望むことを明確にし、依頼内容や範囲などを整理し具体的な内容をしっかり伝えましょう。
業者選びのポイント
オフィスの移転は多くの業者が関わる大規模なプロジェクトであり、各業者の選定が成功の鍵となります。
各業者選びの際には、経験と実績、サービス内容、費用（コスト）、納期、サポート体制（アフターフォロー）などを総合的に評価し、信頼できるパートナーを選ぶことが重要です。
また、各業者間の連携も重要ですので、プロジェクト全体のスケジュール管理とコミュニケーションを円滑に行う体制を整えることが成功のポイントです。
専門スキルを持っているか
業者選びのポイントの一つに、専門スキルの有無があります。各業者ごとに求められる専門スキルは異なりますが、専門知識もスキルも経験もない業者では、いくら費用が安くても頼みたくはありませんよね。 特にオフィス移転をする目的の達成や生産性アップを求めるなら尚更です。ではどの様な専門スキルを目安とすべきか。
- 例えば…
不動産業者の場合 -
- 専門知識：オフィス物件に詳しいか、物件の特徴などを適切にアドバイスができるか。
- 提案力：こちらの要望に合った物件を積極的に提案してくれるか。
- 交渉力：賃料や契約条件について、オーナーとの交渉力があるか。
- サポート体制：契約後のフォローアップやトラブル対応などのサポート体制が充実しているか。
- レイアウト会社や内装業者の場合
-
- デザイン力：イメージや要望に沿ったオフィスを作るデザイン力があるか。
- 施工品質：実際に施工したオフィスを見学したり写真などを通して品質を確認する。
- 納期遵守：スケジュール通りに施工が完了し、計画性を持って納期を守れるか。
- 予算管理：予算内での施工ができ、予算管理ができているか、見積もりを詳細に確認する。
他にも、経験と実績・専門的な技術力・トラブル時の対応力・アフターフォローなどを考慮し、過去の実績や口コミなども参考に、安心して任せることができる業者を選びましょう。
移転完了後のサポート体制
オフィスの移転が完了したらすべて終了…。ではなく、のちのサポート体制（アフターフォロー）も重要になります。パートナー業者と継続的な関係の構築ができるかもポイントの一つで、適切なサポート体制が整っていれば、移転後のトラブルを迅速に解決し、業務の円滑な継続が可能になります。
問題の迅速な解決
- 移転後に発生・発覚したトラブルに対して、担当した業者/コンサルが迅速に対応してくれるのか。 特にITインフラ関連のトラブルは業務に直結するため、迅速な対応が必要になります。
維持管理のサポート
- ビル管理会社やITインフラ業者などによる、設備やインフラの定期点検を実施し、問題の早期発見と予防を行い、定期的なメンテナンスを実施する。
追加・変更対応
- 「働き方」の変化に伴うレイアウト変更に柔軟に対応できるか。必要に応じてオフィス家具や設備の追加や変更に対応できるか。
長期的なサポート
- アフターサポートの契約やサービス内容の有無の確認、業者側担当者やサポート窓口の連絡先が明確で、いつでも連絡が取れるか。
オフィス移転後のサポート体制は、移転プロジェクトの成功にとって欠かせない要素の一つです。迅速な問題解決、定期的なメンテナンス、業者とのコミュニケーションの維持、長期的なサポート、安全管理を重視し、移転後もスムーズに業務が行えるような環境を整えることが重要です。
オフィス移転・事務所移転の目的・コンセプト
移転の目的を明確に
現状のオフィスに対する、『事業拡大や社員数の増加』『テレワーク（在宅勤務）などに伴う出社数の減少』『オフィスサイズのミスマッチ』『賃料の見直し』『立地・周辺環境への課題』『施設・設備への課題』などの課題点を洗い出し、解決すべき優先事項を決めましょう。また、移転先オフィスで実現したいこともあわせてリストアップしておきましょう。
増員や拡大
- 会社の成長にあわせた増員・拡大による移転を目的としている場合、短期的には意図した通りのコストが増えるため、失敗をふくめてコスト面での移転効果は測定しにくい側面があります。ただ長期的な増員計画を重視するのであれば、求人が集まりやすい立地選びも大切になるでしょう。拡大移転しようにも、移転先に魅力がなければ、思うように増員計画も進まず移転効果が得られなくなってしまうからです。
賃料の見直しやコスト削減
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一方、コスト削減を目的とした縮小移転で特に気を付けたい点は、移転の規模次第では、引っ越し費用に加え工事費など移転費用の負担が想定以上に大きくなりやすいことです。移転による大幅な削減効果を得られないと、移転で失敗した企業も複数あります。
例えば、居抜き物件や小規模の内装工事程度で抑えるなどの工夫が、コスト削減へのポイントになることがあります。
その他
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オフィスビルの耐震工事やリニューアル工事などで、一時的な移転（仮移転）が必要なケースや、一時的な増員やプロジェクトによる仮事務所の開設など、本格的なオフィス移転ではないケースもあります。
仮拠点とはいえ、しっかりとした環境で働きたいものですが、そこまで多くの費用や手間がかけられるわけではありません。そんな時は、オフィス家具やパーテーション、パソコンなどをレンタルで揃えることで、無駄な出費や処分に困らなくて済みます。
時間に余裕のあるうちに、「本当に移転が必要なのか」「フロア拡張や縮小で対応できる目的でないのか」等も含め、移転の目的を精査することで、満足度の高い移転先の発見と問題のない移転作業を行うことができます。
オフィス移転前にすること
規模にもよりますが、1年ほど前から準備を始めることで余裕を持って進めることができます。
ここでは、およそ半年前からひと月ごとに進めるべき主なステップを紹介します。
オフィス移転の準備／プロジェクトチーム
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オフィス移転のプロジェクトチームを立ち上げ、新オフィスに求める条件（立地、広さ、設備など）を定義し、移転に必要な予算を見積もります。
不動産会社と連携し、条件に合う物件を探します。
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移転先物件の契約・現在の物件解約通知
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新規オフィス物件の賃貸契約を結びます。
また、現在のオフィスの賃貸契約を確認し、解約通知（退去手続）を行います。不明な点はビル管理会社等に確認をして下さい。（大抵のオフィスビル契約の場合、6ヶ月前に解約通知を出すことが求められます）
契約期間中に行う必要のある原状回復箇所と、工事の日数を事前に確認します。現在使用しているオフィスに問題がないようであれば、移転中止の判断も視野に入れつつ、可能な限り新しい移転先が見つかった後に解約通知をお出し下さい。
オフィスレイアウト作成・各業者選定
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社内の要望をとりまとめ、移転先オフィスのレイアウト作成を専門の業者に依頼します。
オフィス家具・備品等の廃棄方法や、現オフィスの原状回復に関する決定、引っ越し業者や内装業者など、必要な業者を選定します。
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新旧オフィスの各種工事依頼
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移転先オフィスの内装工事・間仕切り工事を内装業者へ依頼します。電気工事や設備工事などの依頼、現オフィスの原状回復工事の依頼も進めておきましょう。
必要なITインフラの計画を立てることも重要です（ネットワーク（インターネット・無線LAN等）、電話回線、電源など）。
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移転の社内通知・工事開始・備品手配
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社員に移転の正式な通知を行い、日程や移転先の場所、移転の理由などを説明します。質問や懸念点をヒアリングしておくのもいいでしょう。
決定したオフィスレイアウトにあわせて内装工事を開始し、移転先オフィスで使用するオフィス家具やパソコン、複合機、その他備品の手配を行います。
※弊社レンタルバスターズのレンタルサービスもご活用いただけます。 -
ITインフラ工事・引っ越しスケジュール調整
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電話回線やネットワーク（インターネット・無線LAN等）などの通信ITインフラ工事を行います。
引っ越し業者と移転のスケジュールを調整する必要もあります。
現在のオフィスの整理を開始し、不用品の処分や廃棄を進め、重要書類や機密情報の管理方法を決定し、適切な移動・保管方法を確立します。
家具搬入・各種届出
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移転先オフィスの内装やITインフラ等の最終確認や調整を行い、オフィス家具や備品の搬入・設置を始めます。
官公庁や郵便局・銀行などへ移転に伴う届け出・各種書類提出も行います。あわせて、顧客やパートナー企業への移転のお知らせ・案内の送付もご対応下さい。
引っ越し業者と最終打ち合わせを行い、当日のスケジュールや作業手順を確認します。
現オフィスの清掃や点検を行い、退去時に必要な手続きを確認します。
移転当日のシミュレーションを実施し、トラブルがないかを確認しましょう。 -
社内にスケジュール通知・行動指示
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移転当日の最終確認を行い、全員に最終スケジュールを通知し、移転当日の行動指示や注意点を再確認します。
重要書類や機密情報を安全に移動するための手配を行います。
引っ越し作業・各種セットアップ
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移転先オフィスへの引っ越し。搬送後には忘れ物がないよう、しっかりとご確認下さい。
新オフィスでの各種セットアップを行い、業務再開の準備を整えます。 -
原状回復工事・明け渡し
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旧オフィスの原状回復を業者が行います。規模にもよりますが、工事期間は数週間から1ヶ月前後を見積もっておきます。
これらのステップを踏むことで、計画的かつ効率的なオフィス移転を実現することができます。
また、移転の目的や規模感などによっては若干の余裕を持って準備をすると、失敗のない移転ができるでしょう。
レンタルバスターズ並びにオフィスバスターズグループでは、オフィス家具やパソコン・コピー機などのレンタルをはじめ、オフィス探しからレイアウト作成、通信インフラ・内装・電気・設備工事、処分品の破棄から原状回復、家具類の保管（倉庫）、その後のアフターフォローまで、すべてワンストップで対応可能です。
事務所・オフィス移転の必要な準備・手続きまとめ～移転の手続き～
事務所・オフィス移転の際に必要な主な手続きをまとめました。
これらの手続きは基本的なものですが、自治体や業態・資格の有無によって他の手続きも必要になることがあります。電気・ガス・水道などの生活インフラと一緒に、移転に必要な手続きリストをまとめておきましょう。
法務局への住所変更の届け出
- 移転した日から2週間以内に、まずは法務局へ「移転登記申請書」を提出します。登記完了後に取得できる「登記事項証明書」は他の手続きで必要になるので、できるだけ速やかに届け出を行いましょう。会社の種別、移転先の法務局の管轄が旧住所と同じか異なるか、定款に記載した住所の変更が必要か、などで申請の詳細や手順が異なります。
届け出の際には登録免許税（収入印紙）が必要なので、あらかじめ準備しておきましょう。
税務署への住所変更の届け出
- 税務署には「異動届出書」と「給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出書」を提出します。「異動届出書」は移転後なるべく速やかに、「給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出書」は移転から1ヶ月以内に手続きを行いましょう。どちらも添付書類が不要なので、登記事項証明書が完成するまでに済ませられます。また、e-Tax・郵送での手続きも可能です。
都道府県税事務所への住所変更の手続き
- 都道府県税事務所にも、住所変更の手続きを行います。各都道府県によって手続きの手順や提出期限が異なるので、詳細はホームページ等でご確認下さい。他都道府県からの移転など、法人の新設申告という形での手続きが必要な場合もあります。
また、同様に市区町村への手続きについても確認するようにしましょう。
労働基準監督署への住所変更の届け出
- 労働基準監督署へは「労働保険名称、所在地等変更届」を提出します。提出期限は、移転の翌日から起算して10日以内です。添付書類が不要なので、登記事項証明書が完成するまでに済ませられます。また、e-Gov・郵送での手続きも可能です。労働保険（労災保険）に加入していない場合は届け出の必要はありません。
公共職業安定所への住所変更の手続き
- 公共職業安定所（ハローワーク）には「雇用保険事業主事業所各種変更届」を提出します。添付書類として、法務局で取得する「登記事項証明書」のコピーと、労働基準監督署で提出する「労働保険名称、所在地等変更届」の控えが必要となります。
先に手続きを済ませておきましょう。提出期限は移転の翌日から起算して10日以内で、e-Govによる申請も可能です。労働保険（雇用保険）に加入していない場合は届け出の必要はありません。
年金事務所への住所変更の手続き
- 年金事務所には「健康保険・厚生年金保険適用事業所名称/所在地変更（訂正）届」を提出します。提出期限は移転から5日以内となっていますが、届け出には法務局で取得する「登記事項証明書」のコピーが必要となります。また、e-Gov・郵送での手続きも可能です。移転後に年金事務所の管轄が変わるかどうかを事前に確認して下さい。
銀行に住所変更届を提出
- 移転後はできるだけ早めに、銀行へ住所変更届を提出します。手続きの方法は各銀行で異なるので、ホームページなどで法人の住所変更に必要な書類・手続きの方法を確認しましょう。窓口での手続きでは、登記事項証明書のコピーや印鑑登録証明書などを用意しておかなければならない場合もあるので注意が必要です。また、オンラインで手続き可能な場合もあります。
郵便局へ転居届を提出
- 郵便局の窓口に転居届を提出すれば、旧住所宛てに送られた郵便物を届け出から1年間自動的に新住所へ転送してもらえます。手続きの際には、“本人確認書類”と“旧住所記載の書類”が必要なので、あらかじめ準備しておきましょう。郵便局の「e転居」というオンラインサービスを利用することで同様の手続きが可能なので、お忙しい方にはそちらをお勧めします。移転することが決まったら早めに済ませておきましょう。
参考：郵便局：e転居
インターネットの移転の手続き
- インターネットの環境は移転後すぐに整っていないと困るので、早い段階から手続きを始めましょう。まずは現在利用中の回線・プロバイダとの契約について確認します。利用を継続する場合は転居の手続きをします。移転に併せて契約内容の見直しや乗り換えを検討するのも良いでしょう。
回線を新しく開設する場合は工事に時間が必要なので、目安として移転の1ヶ月前までには手続きを済ませておきたいところです。
取引先への周知
- 会社や事務所を移転する際には、移転の1ヶ月前～2週間前に取引先や顧客、関係各所へハガキやメールで連絡をしておきましょう。連絡の際には移転先の住所、移転予定日、連絡先や地図などを記載しておくとよいでしょう。また、連絡漏れなどで移転後に旧住所から郵便物の転送があった場合には、必ず新しい住所を相手先へ連絡するようにします。
まとめ
オフィス移転・事務所移転は、物件選びからオフィスレイアウト、業者の選定、各種工事・オフィス家具の手配、引っ越し作業、各種届出など、一大プロジェクトとも言える作業量になります。
オフィスの移転を成功させるために、移転の流れを把握し、現在の事務所の問題点と移転の目的・コンセプトを明確化し、スケジュールをしっかり組んで対応していきましょう。
「時間がない」「人手が足りない」「知識がないので専門家に任せたい」という場合は、オフィス移転のコンサル会社などに依頼（アウトソーシング）をすることもできます。
経験豊富なプロであれば、安心してオフィス移転を任せることができるでしょう。
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