会社・事務所移転の必要な準備・手続きまとめ～オフィス移転準備の実際の進め方～

移転目的・スケジュールの設定

具体的な計画を進めていくために、まずは移転の目的を明確にしてスケジュールを設定しましょう。なぜ会社移転・事務所移転が必要なのか。現在のオフィスが抱える問題点や、新しいオフィスに必要な条件を最初に決めておくことが大切です。これらを念頭に置いて移転先を検討することで、目的がぶれず後悔のないオフィスの移転を成功させることができます。

そして、計画を進めていく上で非常に重要なのがスケジュールの管理です。まず、前述した通りオフィスを退去するには一般的に6ヶ月以上前に解約予告を完了させる必要があります。そして、この解約予告から退去日までの解約予告期間のあいだに原状回復工事を済ませなければなりません。また、旧オフィスを退去・解約するまでにはすでに新しいオフィスを準備している必要があるので、内装工事やオフィス家具の設置、引越しなどに必要な時間を考えて退去日の2ヶ月ほど前には新しいオフィスを契約しておきましょう。ただし、理想的な移転先がすぐに見つかるとは限りません。

解約予告を申請してしまうと基本的に退去日を先延ばしにすることはできなくなってしまうので、急ぐ事情がなければ、移転先の物件を見つけて入居日を決定してから、全体のスケジュールを組むことをオススメします。

物件探し

移転の目的を念頭に置いて、条件をクリアする新しい移転先を探しましょう。広さや立地、周囲の環境、設備、費用など、さまざまな理想の中から特に譲れない条件・優先順位を決めて冷静に物件を吟味します。最低限必要な広さや予算の上限など、ある程度基準を明確にしておくことで効率的に物件探しを進められるでしょう。

レイアウトの作成

移転先の物件を検討するとともに、オフィスのレイアウトについても考えましょう。社員それぞれのワークスペースやオフィス家具の配置、動線などをできるだけ具体的にイメージできれば、新しいオフィスの環境づくりに役立ちます。希望を明確にした上で、オフィス家具の業者、内装業者などの専門業者に相談しながらレイアウトを作っていきましょう。

ここで最初に設定した移転の目的を忘れないように気をつけて下さい。どんなオフィス家具を設置するかなどの具体的な検討にも時間をかけたいので、目安として移転の４ヶ月前にはここまでが完了しているとよいでしょう。

オフィス家具・OA機器の準備

実際にオフィスの環境を形作っていくオフィス家具やOA機器の選択は、仕事の快適さ・会社や事務所のイメージを左右する重要なポイントと言えます。デスクやチェア以外にも、新しいオフィスを完成させるためにはさまざまな物を準備しなければいけません。例えばテーブル、パーテーション、本棚、ロッカー、脇机、ワゴン、ホワイトボード、コピー機・複合機、パソコン、プロジェクター、金庫、シュレッダーなど、他にも必要な物品は大量にあります。これらすべての調達を、移転までに計画しておく必要があるのです。

まずは作成したレイアウトを参考にして、何がどれだけ必要か、詳細にイメージしながらリストアップしていきましょう。それから、旧オフィスから運んで継続して使用するもの、破棄するもの、新しく購入するもの、リース・レンタルするものなど調達手段の仕分けをしていきます。ここ最近では、コピー機などのOA機器だけでなく、オフィス家具をリースやレンタルする企業も増えています。

リースやレンタルでオフィス家具やOA機器を揃えることの大きなメリットは、移転に伴う莫大な初期費用を抑え、支払いを分散化して費用を平準化できることです。会社移転・事務所移転の際には、さまざまな用途に多額の費用が必要なので、一気に出ていく現金を抑え、安定した見通しのよい支払いの予定が立てる必要があります。また、リースやレンタルは会計上もメリットが生じる場合が多く、減価償却費や経費、費用の計上において有益となる可能性が高いのです。

リースとレンタルの違いは、契約期間の長さにあります。一般的に、リースは数年単位の長期間の契約で、レンタルはより短期間からの契約となるケースがほとんどです。オフィス家具やOA機器を新しく購入したり、リースで賃貸契約をする場合、一度決定したものを短期間で別の商品に買い換えるということはかなり難しくなります。
そのため、新しい会社・事務所の快適さを徹底的に追求するならば、移転後しばらくのあいだを試運転と考えて、オフィス家具やOA機器をレンタルで揃えてみるという手もあるでしょう。すべてを決定的に決めてしまうよりも、実際に新しいオフィスを稼働させてみて、より良く柔軟に対応していくことができます。

また、急な移転で準備を急ぐような場合や仮移転といった際にも、レンタルは非常に有効でしょう。 ただし、リース・レンタルした商品はあくまで借りているものであり、最終的に自分の財産になるわけではありません。もちろんリースやレンタルの期間を延長したり、より新しいデザイン・機能のものにアップデートすることは可能ですが、どのような方法で、どのような商品を揃えるのが適当かよく検討してみましょう。

引越し見積もりの請求、比較

会社移転・事務所移転の際に行う引越しの見積もりは、必ず複数の業者に依頼しましょう。料金やサービスを比較することは非常に重要です。また、他社の見積もりを提示することで、依頼したい業者の料金を下げてもらえる可能性もあります。引越しの日程が迫っていると料金は割高になり、融通も利かなくなってしまうので、予定が立ったら早めに業者の選定を済ませましょう。

オフィス移転マニュアルの作成

移転が決定したら、なるべく早く社員に計画を伝えましょう。移転に伴うさまざまな変更点やスケジュール、必要な業務などをまとめたオフィス移転マニュアルを作成して、計画を共有します。また、変更が生じた場合には速やかにマニュアルの修正と周知を行い、社内での混乱を未然に防ぐ必要があります。 通常業務に加え、会社や事務所の移転の際には社員にとってもイレギュラーな作業が増えることになります。移転が間近に迫ってから慌てることのないように、すべて迅速な連絡を心がけましょう。

マニュアルには、移転当日までのスケジュールに併せて、いつまでに誰が何をすべきか、役割と期日を明確に設定しておきます。また、細かい役割分担が必要な移転当日の作業についても、別途マニュアルを作成しておくとよいでしょう。