そのレンタルパソコン、Microsoft Officeは入っていますか？

よくある質問｜豆知識

Q2 そのレンタルパソコン、Microsoft Officeは入っていますか？

「新人研修のために最新のバージョンのOfficeを使いたいけど、短期間だけ使うのにライセンスを購入するにはコストがかかりすぎる」
「必要なソフトウェアをインストールしたいけど、時間とコストを考えると恐ろしい…」

企業のご担当者でこういった悩みをお持ちの方は多いのではないでしょうか。

パソコンをレンタルするように、ソフトウェアも必要な時に必要な分だけレンタルできたら便利ですし、コストを削減することもできます。
パソコンをレンタルする時にOfficeなどの必要なソフトウェアをインストールしてもらえれば、さらに時間と手間がはぶけますが、そういったことはできるのでしょうか？

オフィスに必須のソフト「Office」のライセンスは？

オフィスで使うパソコンに当たり前のようにインストールされている「Office」ですが、これは単体のアプリケーションではなく、複数のアプリケーションがセットになった製品です。
Officeには、ワープロソフトである「Word」、表計算用ソフトの「Excel」、メールソフト・スケジュール管理ソフトの「Outlook」、プレゼンテーションソフトの「PowerPoint」などが含まれています。
なお、複数のバージョンがあり、それによって含まれるアプリケーションも異なっています。

さて、例えばある企業で新人研修のために、Officeが搭載されたパソコンが50台必要だとします。
仮にもしOfficeを購入するとなると、企業向けのライセンス契約の中から選ぶことになります。
Officeのライセンスには大きく分けると、非永続的なもの（サブスクリプション形式）と買い切りタイプとがあります。
サブスクリプション形式とは、新聞や雑誌の購読のように代金を支払うタイプで、月額払い、年間一括払いなどの方法を選ぶことができます。
インストールはクラウドからの配信で行います。
一度インストールすると随時アップデートされるので、常に最新の機能を使うことができるのがサブスクリプション形式の最大のメリットです。
また、ユーザーの数に応じた支払いをするので、ムダを省くこともできます。

一方、買い切りタイプにはOfficeボリュームライセンスがあります。
このOfficeライセンスだと、永続的に使うことができますが、インストール後にクラウドからのアップデートはできません。

それぞれのライセンス内容が異なりますし、既に保有しているライセンスとの兼ね合いも考えなければなりません。
また、日々変化していくビジネスシーンに合わせて将来も効率的な運用を続けるとなると、その管理と運用に頭を悩ませてしまいそうです。

レンタルパソコンにOfficeがインストールされていたら！

そんな時、パソコンとともにOfficeなどのソフトウェアもいっしょにレンタルできたら便利ですよね？
従来のOfficeのボリュームライセンスでは、ライセンスの保有者が第3者にソフトウェアをレンタルしたりリースしたりすることはできませんでした。
そのため、企業側にはパソコンはレンタルするけれども、ソフトウェアだけ購入するといった面倒な手続きや管理が発生していたのです。

マイクロソフト社がライセンス体系を整理したことで、Officeなどのソフトウェア製品を短期間でもレンタルできるようになりました。
これにより、研修や展示会といったように短期間だけパソコンを利用したいときでも、必要なソフトウェアがインストールされた状態でレンタルできるようになったのです。

ソフトウェア自体のレンタル料金は暦月単位で発生します。

1暦月とは毎月1日から末日までのこと。
暦月単位での計算は、実際のレンタル利用期間と異なる場合があります。

レンタル料金を簡単に試算してみましょう。 あるソフトウェアのレンタル料金が1暦月で4000円とします。

①1月15日から3月15日までレンタルすると、実質的なレンタル期間は2カ月ですが、暦月単位ですと、3つの月にまたがるので3暦月となり、レンタル料金は
4000×3＝12000円
となります。

②1月15日から2月20日までレンタルすると、実質的なレンタル期間は1カ月と5日になりますが、暦月単位ですと2暦月となるので、レンタル料金は
4000×2＝8000円
となります。

③1月15日から1月29日までレンタルすると、実質的なレンタル期間は2週間ですが、暦月単位では1暦月となるので、レンタル料金は
4000×1＝4000円
となります。

ソフトウェアをレンタルするメリットとは？

パソコンをレンタルする時に、ソフトウェアもインストールされている場合のメリットをまとめてみましょう。

まず、エンドユーザーであるお客様がライセンスを購入するコストを省くことができます。
レンタルなら初期投資もかかりませんし、面倒なライセンス管理をする必要もありません。
また、短期間であっても期間に応じた費用でレンタルすることができるのでムダを減らすことができますし、最新のバージョンを利用することもできます。
必要なソフトを予めヒアリングして、適したものをインストールした状態で納品するのですぐに使うことができます。
これなら、面倒なインストール作業はもちろん必要ありませんね。

ビジネスシーンにあったソフトウェアを予めインストールしてレンタルすることで、多くのメリットが享受できそうですね。