会社・事務所移転の必要な準備・手続きまとめ～賃貸借契約書～

会社移転・事務所移転の際には、やらなければならないことがたくさん出てきます。もしも行き当たりばったりで進めてしまうと、大きな見落としが発生して取り返しのつかない事態に陥る可能性も。準備の段階から、見通しと計画性をもってスムーズに会社や事務所の移転を完了させましょう。

まず、会社移転・事務所移転の準備として最初にするべきことは「現在の会社・事務所についてきちんと把握する」ことです。退去する予定の現オフィスの不動産が自社のものなら、その処分の方法（賃貸に出す、売却するなど）の方向性や、その費用について検討する必要があります。 そして賃貸の場合には必ず、まず賃貸借契約書の内容を確認することから始めましょう。押さえておくべきポイントは、大きく分けて2つあります。

賃貸借契約書において確認するべきポイント

1.解約予告期間について

解約予告期間とは、オフィスのオーナーや管理会社に退去を申請してから実際に退去する日までの期間のことを言います。 オフィス賃貸の場合、この期間は6ヶ月必要となっていることが多く、つまり、退去したい日の6ヶ月前には退去を申請して解約予告を完了させなければいけません。
この期間はオフィスの規模などにより異なる場合があるので、必ず確認するようにしましょう。解約予告が規定よりも遅れたり、予告よりも退去を早めたりしてしまった場合、多額の違約金が発生する可能性があります。

2.原状回復について

賃貸を退去する際、借り主には原状回復の義務があります。原状回復とは「借りたときの状態に戻すこと」ですが、その範囲や費用は賃貸借契約書における記載次第で異なってきます。
骨組みだけの状態（スケルトン）にまで戻す、壁紙や床の全面貼り替えが必要、損傷箇所の修復やクリーニングだけでOK…など、原状回復の範囲によって費用も大きく変わってきます。これらの点については、賃貸借契約書の書面を確認するとともに、一度オーナー・管理会社などに詳細を確認しておくとよいでしょう。オフィスの原状回復においては、経年劣化による損耗も負担しなければならない場合が多いので注意して下さい。

また、原状回復工事を行う際の指定業者の有無、預託金（敷金や保証金）がいつ返還されるのかといったポイントも重要です。最近では、退去にかかる費用を節約するための方法として、内装や設備を残した「居抜き」という退去・入居のマッチングも需要が高まっています。こういった方法が可能かどうかも相談してみる価値があるでしょう。
賃貸借契約書の確認が完了したら、次に考えるべきは予算です。退去のためにかかる費用、入居のためにかかる費用、移転後のオフィスを維持するために必要な費用など、大まかな金額の目安を設定してから具体的な計画を進めていくことが大切です。ここまでの準備を済ませてから具体的な会社移転・事務所移転の作業に移せば、計画がスムーズに進められるでしょう。